Buchungen

Um Buchungen vornehmen zu können, müssen Sie zunächst Debitoren für die Sorgebrechtigten und Ämter angelegt haben, sowie Kreditoren wie Ihre Einrichtung.
Dazu gehen Sie im Modul „Beiträge“ zu „Debitoren„.

Wichtig: Die Gläubiger-ID Ihrer Einrichtung wird zwingend benötigt. Sie müssen den Kreditor dann außerdem unter „Einrichtungen…“ als Kontoinhaber Ihrer Einrichtung zuweisen.

Inhaltsverzeichnis

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Buchung vorbereiten

Unter „Buchungen Assistent“ finden Sie den Unterpunkt „Buchen…„.

Im oberen Teil der erscheinenden Maske finden Sie alle Einrichtungen, für die Beiträge gebucht werden können, sofern Sie mehrere angelegt haben. Welche Einrichtungen Sie buchen, bleibt Ihnen überlassen. Durch die Entfernung des Häkchens, können Sie Einrichtungen aus dem Buchungslauf ausklammern.

Im unteren Abschnitt setzen Sie das Häkchen bei den Beitragsarten, die Sie buchen möchten. Ebenso wird der Anrechnungssmonat eingestellt. Dabei ist es sinnvoll, Beiträge die von einander abhängig sind, zusammen zu buchen, wie beispielsweise Platzbeiträge und dazu gehörige Ermäßigungen.
Wenn Sie alle Angaben getroffen haben, gehen Sie auf den Button „Buchung vorbereiten“.

Achtung: Wenn der von Ihnen gewählte Beitrag für den angegebenen Zeitraum bereits fakturiert wurde, weißt Sie das Programm an dieser Stelle darauf hin, dass bereits Buchungen bestehen!

Buchung fakturieren

In der oberen Tabelle erscheinen aller Kinder mit Bankdaten und dem zu buchenden Beitrag.
Zeilen die grün hinterlegt sind, weisen auf eine Beitragsveränderung zu Vormonat hin. Ist die Zeile weiß, ist der Beitrag gleich geblieben. Gelbe Zeilen stehen für Korrekturbuchungen.

Im unteren Abschnitt weist Sie das Programm gegebenenfalls auch Unstimmigkeiten hin. Bitte überprüfen Sie diese, bevor Sie die Buchung fakturieren.
So muss den Kinder beispielsweise eine Hauptbezugsperson zugeordnet werden, damit der Betrag auf eine bestimmte Gemeinde gebucht werden kann (Fehler „Adresse/Gemeinde nicht ermittelbar“).

Wenn Sie alle Fehler und Hinweise behoben haben oder Sie zumindest sicher sind, alle Angaben richtig gemacht zu haben, klicken Sie auf den Button „Buchungen fakturieren“.

Buchungsdatei exportieren

Wenn Sie Ihre Buchung fakturiert haben, kommen Sie automatisch zum Punkt „Exportschnittstelle“. Wenn Sie unabhängig von einem Buchungslauf darauf zugreifen müssen, gehen Sie bitte unter „Buchungen Assistent“ auf „Exportschnittstelle…“.

Wählen Sie nun gegebenenfalls die Beitragsarten und Buchungsläufe aus, die Sie in einer Datei ausgegeben haben möchten.

Unter „Bankdatei“ können Sie eine SEPA-Datei im XML-Format erstellen lassen. Diese lässt sich in Programm wie StarMoney einlesen.
Wenn Sie ein eigenes Kassenprogramm haben wie DATEV oder KISA besteht auch die Möglichkeit eine Schnittstelle nach Ihren Anforderungen in das Programm einzufügen.

Buchungsdatei bearbeiten…

Unter diesem Punkt finden Sie alle fakturierten Buchungen, von allen jemals in der Einrichtung betreuten Kindern.

Das heißt, dass Sie falsche, für die Fakturierung nötige Informationen nachträglich hier noch ändern können, wie beispielsweise den Debitor oder den gebuchten Betrag. Damit wird die Buchung automatisch auch in der Datenbank umgeschrieben, als wäre sie regulär so gebucht worden. Auch das Löschen von falschen Buchungen ist an dieser Stelle möglich. Wenn Sie danach eine SEPA- oder Schnittstellendatei erzeugen, sind die Änderungen darin enthalten.

Achtung: Diese Änderungen lassen sich nicht rückgängig machen!

Bitte beachten Sie, dass es sich an dieser Stelle um eine direkte Abbildung der Datenbank handelt. Das heißt, gemacht Änderungen im Buchungseintrag können Sie erst sehen, wenn Sie die Maske neu laden (also beispielsweise zwischen Kindern wechseln).

Häufige Fehlermeldungen bei Vorbereiten der Buchung

Mandatsrefernznummer doppelt

Die ist nur ein Hinweise und keine Fehlermeldung ansich. Das Programm wird den Betrag trotzdem fakturieren.
Mandatsreferenznummer sollen eindeutig sein. Wenn Sie mehrere Beitragsarten zusammen buchen, kann es natürlich vorkommen, dass die Mandatsnummer in einem Buchungslauf mehrfach vorkommt. Gleiches gilt, wenn Sie die Mandatsnummer am Debitor definiert haben und diesem mehrere Kinder zugeordnet sind. Das ist per se nicht falsch. Daher will ds Programm Sie an dieser Stelle nur darauf hinweisen, das zu überprüfen.

BIC passt nicht zur IBAN

Dies ist nur ein Hinweis und die korrekte BIC wurde aus der IBAN ermittelt. Wenn Sie Zweifel an den Daten haben, können Sie direkt zu den Debitoren gehen und dort über den Button neben dem Feld IBAN die Bankdaten auf Plausibiltät prüfen lassen.

Adresse / Gemeinde nicht ermittelbar

Dem Kind fehlt die Zuordnung einer Hauptbezugsperson. Daher weiß das Programm nicht auf welche Adresse oder Gemeinde die Buchung gemacht werden soll. Gehen Sie dazu ins Modul „Kinder“ und wählen Sie eine Bezugsperson an (die Person, wo das Kind wohnhaft ist).

Einnahmeart leer

Wenn bei Ihnen ein Script hinterlegt ist, für das Einnahmearten oder Buchungskennzahlen notwendig sind, müssen diese für alle Beitragsformen eingetragen werden. Gehen Sie dazu zu den Buchungskennzahlen und tragen diese ein.

PK-Nummer fehlerhaft

Wenn bei Ihnen ein Script hinterlegt ist, für das PK-Nummer oder Buchungskennzahlen notwendig sind, müssen diese für alle Kinder eintragen. Gehen Sie dazu in das Modul „Kinder“ und fügen die PK-Nummer unter „Kennung“ beim entsprechenden Kind ein.