Korrekturbuchungen

Vorallem bei Elternbeiträgen und Elternbeitragsminderungen kann es auf Grund verschiedener Ursachen nötig sein, Korrekturbuchungen durchzuführen.

Folgende Dinge sind dabei zu beachten:

• Korrekturen sollen nicht für den laufenden Monat durchgeführt werden.
• Prüfungen auf mögliche Korrekturen sollen nur auf komplette Monatszeiträume durchgeführt werden.

Das liegt daran, dass jeder Buchung ein Buchungsmonat mit Start- und Enddatum zugeordnet wird. Wenn das Korrekturprüfungsdatum von diesem abweicht, aber in den fakturierten Zeitraum fällt, kann es sein, dass der Betrag zur Korrektur ausgegeben wird und damit storniert und anteilig nachgebucht werden soll.

Auf Korrekturen prüfen

Korrekturprüfungsassisten

Sie müssen zunächst im Modul „Beiträge“ über den „Buchungen Assisten“ zum „Korrekturassistent…“ gehen.

Standardmäßig ist hier der vergangene Monat als zu prüfender Zeitraum eingestellt. Dieser kann natürlich umgestellt werden. Es ist bespielsweise auch möglich, ein ganzen Jahr rückwirkend auf Korrekturen zu prüfen.

Wenn Sie den richtigen Zeitraum eingestellt haben, klicken Sie auf „Automatische Korrekturprüfung...“. Sofern Sie mehrere Einrichtungen verwalten, wird das Programm nun alle Einrichtungen auf möglich Korrekturen prüfen, da es möglich ist, das Kinder zwischen den Einrichtungen gewechsel haben. Je nach Menge der vorzunehmenden Korrekturen kann dies etwas dauern.

Sie bekommen dann eine Listen mit allen Betragen angezeigt, die zur Korrektur stehen, sowie die Gesamtanzahl der Einträge und die Gesamtsumme.

Beiträge, die Sie (noch) nicht Korrektur buchen wollen, können Sie ganz einfach aus dieser Liste löschen. Beim erneuten Prüfen des Zeitraums werden alle nicht fakturierten Korrekturen wieder ermittelt, außer Sie haben in der Zwischenzeit etwas an der Beitragslaufbahn geändert.

Wenn Sie nun zurück zum regulären „Buchungen Assistent“ gehen, bekommen Sie im unteren Abschnitt alle vorgemerkten Korrekturen angezeigt. Diese können Sie nun alleine (entfernen Sie das Häkchen bei „Monatsbeiträge buchen„) oder mit anderen Beitragsarten zusammen fakturieren.

Hinweis: die gleiche Funktionalität finden Sie auch im „Buchungen Assistent“ direkt unter den zu wählenden Beitragsarten. Setzen Sie dazu einfach ds Häkchen bei „Prüfe auf Korrekturen“, stellen Sie den gewünschten Zeitraum ein und klicken Sie auf den Button  zum Ausführen.

Korrektur von Essen- oder Zusatzbeiträgen

Seit der Version 1.10.0.4 ist möglich auch Essen- und Zusatzbeiträge manuell zu buchen. Dafür ist es notwendig, dass Sie zunächst unter „Einstellungen“ beim Reiter „Beiträge (2)“ das Häkchen bei „manuelle Korrekturen anlegen“ setzen.

Gehen Sie danach wie gewohnt zum Korrekturassistenten. Hier ist nun ein zusätzlicher Button „Manuell erzeugen…“ erschienen. Klicken Sie auf diesen.

1. Wählen Sie über den Button „1. Kind auswählen“ das entsprechende Kind aus, dessen Beitrag korregiert werden muss.
2. Stellen Sie über das Auswahlfeld  ein, ob es sich um Essen- oder Zusatzbeiträge handelt.
3. Suchen Sie über „2. Buchungseintrag auswählen“ den entsprechenden Betrag heraus und bestätigen Sie mit „Übernehmen“. Nehmen Sie diesen Betrag 2 mal.
4. Lassen Sie den ersten Betrag mit  so stehen wie er ist.
5. Stellen Sie den 2. Betrag auf  um. Klicken Sie dazu auf Bearbeiten  links unten. Dann können Sie über ein Auswahlfeld auf KORRBU umstellen.
6. Tragen Sie nun als Plusbetrag den eigentlichen zu buchenden Betrag ein. Das Programm verrechnet den Negativ- und Plusbetrag dann in der SEPA-Datei.

Führen Sie die voran gegangenen Schritte für alle betreffenden Kinder durch. Danach können Sie wie gewohnt zum Buchungen Assistent gehen und die Korrekturen fakturieren.

Hinweis: Wenn es sich um eine Kompletterstattung handelt, reicht natürlich der STORNO Betrag aus und es muss kein 2. Korrekturbetrag angelegt werden.