Zeugniserstellung Administrator

Allgemein

Als Administrator kümmern Sie sich um die grundlegende Einrichtung des Zeugnisdruckes und die globalen Voreinstellungen für die Nutzer, damit diese einheitlich im System arbeiten können. Dieser Wiki-Artikel zeigt Ihnen, wie diese eingerichtet werden.

Doch bevor sie starten, prüfen sie bitte folgende Punkte unter Einstellungen → Grundeinstellungen:

1. Reiter „Einstellungen“: Einrichtungsdaten wie Name, Adresse, Leitung, Einrichtungstyp und Datumsangaben
2. Reiter „Einrichtungsprofile“: Klassenstufen, Datumsangaben, Sperren und Darstellung von Noten
3. Reiter „Kopfnoten“: Kopfnoten angelegt, benötigte Klassenstufen eingetragen

Sind alle Angaben korrekt hinterlegt, geht es unter Einstellungen → Zeugnis weiter.

Hier finden Sie folgende Punkte:

Reiter „Zeugnisse“, „Standardtexte“, „Fachreferenzen“, „Feldreferenzen“ und „Einstellungen“.

Zeugnisse

Dieser Reiter enthält verschiedene Zeugnisformulare, die sich aus Ihren Eingaben in den Grundeinstellungen ergeben. Je nach Einrichtungstyp und Bundesland werden Ihnen die zugehörigen Zeugnisformulare angezeigt. Standardmäßig sind alle Formulare auf „AN“ gestellt, können aber mit Hilfe des Schieberegler auf „AUS“ ausgeblendet werden. Auf diese Weise können Sie die Auswahl einschränken und den Nutzern nur bestimmte Zeugnisformulare zur Verfügung stellen.

Hinweis: Sollten Sie Zeugnisformulare von anderen Einrichtungstypen benötigen, können Sie diese unter Einstellungen → Zeugnis → Reiter „Einstellungen“ → Bearbeitungseinstellungen hinzufügen.

Bearbeiten (Fächer)

Der erste „Bearbeiten“-Button (Symbol Stift/Viereck) erlaubt es Ihnen, das jeweilige Zeugnisformular zu bearbeiten. In den dort vorhandenen Spalten haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Unter Anpassen und Alternativ sehen Sie die automatisch zugeordneten Fächer. Die verwendete alternative Kurzform (De statt DE für Deutsch) können Sie über die Detailbearbeitung anpassen. Wenn Sie die Zuweisung manuell ändern, werden mithilfe des Buttons „Ausführen“ alle im System angelegten Einträge überschreiben. Im oberen Teil erscheint außerdem der Button „Klassen-/Schülerzuweisungen löschen“, der bei Bedarf die von Lehrkräften erstellten Schüler- und Klassenprofile aktualisiert. Diese sind ansonsten nicht durch manuell angepasste Zuweisungen veränderbar.
• Im Wahlpflichtbereich sollen regelmäßig keine bestimmten Unterrichtseinheiten hinterlegt werden. Deshalb gibt es die Möglichkeit unter Anzeige die Option Fach zu wählen. Im Zeugnis kann dann aus mehreren angebotenen Varianten gewählt werden, z. B. 2. Fremdsprache Französisch/Russisch/Latein. Wichtig ist dabei, dass unter Anpassen kein bestimmtes Fach festgelegt wird. Standardmäßig steht dort mit leicht grauen Buchstaben „Fach wählen“.
• Über Quickedit legen Sie fest, welche Eingabefelder bei der Zeugniserstellung für die Quickedit-Bearbeitung angezeigt werden. Die Sortierung erfolgt standardmäßig alphabetisch, solange alle Werte auf 99 stehen. Möchten Sie die Felder abweichend sortieren, steht ein Feld mit dem Wert 1 ganz links, dann kommt das Feld mit dem Wert 2 usw.
• Wenn Sie die Standardtexte aktivieren, dann haben Lehrer bei der Zeugniseingabe nur die Möglichkeit, aus vorgegebenen Textbausteinen zu wählen. Ist diese Option deaktiviert, können die Felder auch freihändig ausgefüllt werden.
• Mit dem Schieberegler „Änderungsmodus aktiv“ steuern Sie, ob Lehrer die Fächerzuweisungen selbst anpassen können oder ob Sie diese Funktion sperren wollen. Ist der Änderungsmodus nicht aktiv, können die entsprechenden Felder nicht verändert werden.

Alle Felder können Sie weitergehend über die Detailbearbeitung bearbeiten, was aber im normalen Programmbetrieb eher selten notwendig ist. Da die Detailbearbeitung technische Kenntnisse erfordert, wird zuvor noch ein entsprechender Hinweis eingeblendet. Sie haben z. B. die Möglichkeit die Fach-Kurzform anzupassen oder die Art des Felds (Auswahl-/Eingabefeld) zu definieren.

Bearbeiten (Drucken) – nur mit Web-Druck

Wenn Sie den Web-Druck erworben haben, wird Ihnen ein weiterer „Bearbeiten“-Button (Symbol Zahnrad) angezeigt. Er ermöglicht Ihnen, für jedes einzelne Profil verschiedene Druckeinstellungen vorzunehmen. Wenn Sie die Druckeinstellungen global für alle Profile ändern möchten, ist dies unter Einstellungen → Zeugnis → Einstellungen möglich. Danach können Sie die Änderungen auf der gleichen Seite unter dem Reiter „Zeugnisse“ mit dem Setzen eines oder mehrerer Häkchen auf die gewünschten Zeugnisprofile anwenden. Die Optionen sind für die globalen Einstellungen wie für die individuellen Druckeinstellungen gleich und werden im Folgenden, wenn sie nicht selbsterklärend sind, erläutert:

• „Zeugnisdatum“: Hier können Sie ein vordefiniertes Zeugnisdatum einstellen, das unabhängig vom Bearbeitungs- oder Druckzeitpunkt ist.
• Aktuelle Druckdaten (nur bei individueller Druckeinstellung): Zeigt Ihnen an, welche Druckdaten für das gewählte Profil verwendet werden.
• Druck mit Rahmen: Diese Option erlaubt es, die Breite und die Farbe des Rahmens zu bestimmen.
• Bearbeitungseinstellungen:
• Notenfelder: Notenfelder entsprechend Amtsblatt – die Noten werden so gedruckt, wie es das Amtsblatt vorsieht; Drucken wie eingegeben – die Noten werden als Ziffern gedruckt, auch Kurzzeichen werden gedruckt (z. B. „t.“ für „teilgenommen“); Drucken als Notenbezeichnung – die Noten werden als Wort gedruckt, also „Sehr gut“, „gut“ usw.
• Sperrungen: Mit den „Sperrungen“ definieren Sie, wie leere Felder gesperrt werden sollen. Der eingegebene Sperrtext wird in gesperrten Feldern angezeigt, üblich sind z. B. 3 Striche: —; Fehltage nicht sperren – wenn Sie die Fehltage ohne Sperrung lassen wollen, setzen Sie hier ein Häkchen.
• „Sperrungen von Beurteilungsfeldern“: Mit dieser Option können Sie das Beurteilungsfeld mit einem von Ihnen festgelegten Sperrtext sperren. Mithilfe der Option „Feldsperrung“ können Sie festlegen, ob nur die erste Zeile oder alle Zeilen den Sperrtext enthalten sollen.
• In einer kommenden Version wird auch der Bilddruck möglich sein. Aktuell haben hier getätigte Eingaben keine Auswirkung.

Vergessen Sie bitte wie gesagt nicht, unter Einstellungen → Zeugnisse die Zeugnisse auszuwählen, auf die die Änderungen angewendet werden sollen. Den Vorgang schließen Sie mit einem Klick auf „Speichern“ ab. Im hier gezeigten Beispieldruck sind die leeren Felder mit dem eingegebenen Sperrtext „—“ gesperrt. Die Fehltage sind nicht gesperrt. Bei den Beurteilungsfeldern wurde die Option „Alle Leerzeichen ausstreichen“ gewählt, der Sperrtext lautet ebenfalls „—“.

Standardtexte

Mit Hilfe der Standardtexten haben Sie die Möglichkeit, für ausgewählte Zeugnisfelder einen standardisierten Text zu verfassen. Mit Klick auf den entsprechenden „Bearbeiten“-Button (Symbol Stift/Viereck) in der Zeile des gewünschten Zeugnisfeldes, öffnen Sie eine neue Seite, auf der Sie mit „+ hinzufügen“ ein neues leeres Textfeld erstellen. Vorhandene Texte können hier auch verändert oder gelöscht werden, wenn diese nicht benötigt werden.

Die „Sortierung“ legt fest, in welcher Reihenfolge die Standardtexte bei den Nutzern angezeigt werden sollen. Wird keine Sortierung festgelegt, erfolgt eine automatische Sortierung nach der Bezeichnung in alphabetischer Reihenfolge.

Im Feld „Bezeichnung“ definieren Sie den im System erscheinenden Titel des Textabschnitts, um eine schnellere Auswahl bei den Nutzern zu ermöglichen.

Nun können Sie im Eingabebereich „Text“ Ihren Standardtext hinterlegen. Möchten Sie einen Text erstellen der z.B. Personenbezogene beinhaltet, können die oben angezeigten „Platzhalter“, ähnlich eines Serienbriefes, verwendet werden.

Beispiel:

%der-schueler/die-schuelerin|gr% %vorname% %nachname% wird versetzt

ergibt den Text:

Der Schüler Max Mustermann wird versetzt

Die Nutzer können nun im Bereich der Zeugniserstellung diese Standardtexte über das kleine „Klemmbrett“-Symbol, neben dem jeweiligen Bemerkungsbereich auswählen, ansehen und mit erneutem Klick auf das „Klemmbrett“-Symbol in den Bemerkungsbereich einfügen.

Fachreferenzen

An dieser Stelle werden die einzelnen von Ihnen unterrichteten und Zeugnisrelevanten Fächer den entsprechenden Zeugnisfeldern zugeordnet. Dazu tragen sie einfach in der Spalte „Referenz“ das entsprechende Fach ein.

Beispiel: Note Deutsch = Deutsch

Sollten mehrere Fächer möglich sein, können auch weitere Fächer hinzugefügt werden.

Beispiel: Note Fremdsprache 1 = Englisch, Französisch, Russisch, Spanisch, etc.

Wenn Sie andere Fachbezeichnungen nutzen ermöglicht diese Funktion die richtige Zuordnung zum korrekten Zeugnisfeld

Beispiel: Note Astronomie = Sternenkunde

Auf diese Weise prüft das System nach, welches Fach ein Schüler belegt und findet so die entsprechende Zeugnisnote für den Zeugniseintrag.

Hinweis: Enthält ein Zeugnis mehrere Wahlbereiche, sollte ein fester Fächerkanon festgelegt werden, um doppelte Eintragungen bei einzelnen Schülern zu verhindern. Sollten Dopplungen nicht verhindert werden können, kann dies nachträglich in der Zeugniserstellung anhand der Auswahl in der Zeugnismaske angepasst werden.

Feldreferenzen

Mit den Zeugnisfeldreferenzen lässt sich individuell festlegen, auf Basis welches Fach-Kürzels das System die jeweilige gewünschte Bezeichnung im Zeugnis darstellt. Beispiel: Das Kürzel ETH im System führt bei Hinterlegung im Zeugnis zur Ausschreibung von Ethik.

Zeugniserstellung, -bearbeitung und Zuweisung durch den Klassenlehrer

Die Vorgehensweise für Klassenlehrer wird im Artikel Zeugniserstellung (Lehrer) beschrieben.

Die vorgestellten Funktionen im Arbeitsbereich → Zeugnisse können von Ihnen analog benutzt werden. Als Administrator haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, abgeschlossene Zeugnisse wieder zur Bearbeitung freizugeben, wenn dies in den Zeugniseinstellungen festgelegt wurde. Dazu setzen Sie den Zeugnisstatus von „OK“ wieder auf „Offen“.