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Grunddaten

Im Bereich „Grunddaten“ werden die Adressdaten der eigenen Schule und aller anderen Schulen und Firmen, mit welchen Sie korrespondieren sowie alle Funktionen in Ihrer Schule, erfasst. Die Adressdaten der eigenen Schule müssen immer zuerst erfasst werden, bevor andere Daten eingegeben werden. Die Daten aus dem Bereich „Grunddaten“ sind in allen anderen Modulen verfügbar.

Einrichtung

Erfassung aller Daten zur Schule selbst, wie Gliederung der Einrichtung, Träger, Schulleitung, Haushaltsdaten und Bankdaten. Erfasst werden auch alle Schulen, mit denen man korrespondiert, z.B. bei Schulwechsel von Schülern. Es besteht die Möglichkeit des Einlesens eines Schullogos, welches dann auch auf den Ausdrucken erscheint.

Dabei müssen mindestens die Angaben in den Feldern:

  • „Nummer“ (die Schulnummer Ihrer Einrichtung),
  • „Name“ (der Name Ihrer Schule) auf der Erfassungsmaske „Einrichtungenordner – Adresse“,
  • „Schuljahr“ auf der Erfassungsmaske „Einrichtungenordner – Schuljahr / Haushaltsjahr
  • “sowie alle in der Schule unterrichteten Fremdsprachen erfasst werden.

Weiterhin sollten natürlich auch die Adress- und Telefonangaben auf der Erfassungsmaske „Einrichtungenordner – Adresse“ für Ihre Einrichtung eingetragen werden.

Hinweis: Im „Einrichtungenordner – Schuljahr / Haushaltsjahr“ tragen Sie die Daten des aktuellen Schuljahres ein. Das Schuljahr das hier steht, wird automatisch in der Fußzeile des Programms, rechts neben dem Namen des Datenbestands, übernommen.

Schulen

Hier können Sie alle erfassen, um diese Ihren Schülern als aufnehmende oder abgebende Schule zuordnen zu können.

In diesem Bereich erfassen Sie die Daten zu den Schulen Ihres Einzugsgebiets, mit denen Sie korrespondieren (Schüler, die von diesen Schulen kommen oder zu diesen gehen).

Dabei müssen mindestens die Angaben in den Feldern:

  • „Nummer“ (die Schulnummer der betreffenden Schule),
  • „Name“ (der Name der Schule)
  • Adressangaben

eingetragen werden.

Ist die Schulnummer nicht bekannt, vergeben Sie eine eigene Nummer, wobei Sie mit einem Buchstaben beginnen sollten, um die richtigen Schulnummern von Ihren selbst vergebenen zu unterscheiden.

Die selbst vergebenen Schulnummern könnten z.B. mit „S001“ (Schule Nummer 1) beginnen.

Hinweis: Bitte vergeben Sie jede Nummer nur einmal, da es sonst zu Verwechslungen oder Fehleinträgen kommen kann.

Firmen

Hinweis: Dieser Unterpunkt steht nicht in allen Versionen zur Verfügung (Grundschule zum Beispiel nicht).

In diesem Bereich erfassen Sie die Daten zu Firmen, mit denen Sie zu tun haben
(Schüler, die dort ein Praktikum oder eine Lehrausbildung machen). Dabei müssen
mindestens die Angaben in den Feldern:

  • „Kurzbezeichnung“ (ein selbsterdachtes Kürzel für die Firma)
  • „Name“ (der Name der Firma)
  • Adressangaben

eingetragen werden.

Hinweis: Bitte vergeben Sie jede Nummer nur einmal, da es sonst zu Verwechslungen oder Fehleinträgen kommen kann.

Stundentafel

In diesem Bereich finden Sie für jede Klassenstufe / Jahrgangsstufe eine vordefinierte
Stundentafel. Sie wird im Modul „Noten“ und für bestimmte statistische
Auswertungen benötigt und braucht deshalb auch nur für diese Zwecke für Ihre Schule
angepasst werden.
In der oberen Tabelle finden Sie die Stundentafeln zu den jeweiligen Jahrgangsstufen.
Wählen Sie eine Stundentafel aus (einfacher Rechts-Klick mit der Maus). Jetzt werden Ihnen alle Fächer in dieser Stundentafel unterhalb der Tabelle angezeigt.

Funktionen

Erfassung von Daten zu den Personen, die an der Schule Funktionen im Rahmen von Konferenzen innehaben (z.B. Schulkonferenz).

In diesem Bereich erfassen Sie die Funktionen, die Sie im Unterbereich „Klassen“ des Modul „Verwaltung“ , in der Erfassungsmaske „Klassenordner – Funktionen“ zuordnen wollen. Nachfolgend beschriebene Erfassungsmethode ist hilfreich:

  1. Legen Sie mit der Schaltfläche „+“ des Datenbank-Navigators einen neuen leeren Datensatz an.
  2. Wählen Sie im Feld „Konferenzkennzeichen“ das gewünschte Kennzeichen aus z.B. „KEV“ (Klassenelternvertretung) für die Erfassung der Elternsprecher.
  3. Tragen Sie im Feld „Funktionskürzel“ ein Kürzel nach folgendem Schema ein:
    1. Zeichen eine 1 für den Vorsitzenden, eine 2 für den Stellvertreter
    2. bis 4. Zeichen das Kennzeichen aus dem Feld „Konferenzkennzeichen“ (hier z.B. „KEV“)
    3. 5. Zeichen die Bezeichnung der Klasse (z.B. 05a)
  4. Damit würde das Funktionskürzel 1KEV05a den Vorsitzenden Elternsprecher der Klasse 05a bezeichnen.

Hinweis: Die strikte Regelung der Abkürzung ist für die Verhinderung von Dopplungen nötig.

Gastfamilien

Hier legen Sie die Gastfamilien an, um Sie im Modul „Verwaltung“ dem jeweiligen Schüler zuordnen zu können.