Einrichtungen

Hier werden alle wichtigen Daten, wie z.B. Adresse, Kontaktdaten und Träger – sofern dieser bereits angelegt wurde – abgelegt. Außerdem weisen Sie hier der Einrichtung den angelegten Kreditor zu.

Einrichtungen …

Achten Sie zunächst darauf, den richtigen Einrichtungstyp auszuwählen, sowie die an Sie vergebene 6-stellige Einrichtungsnummer einzutragen. Diese Informationen werden später für die Landesstatistik benötigt.

Für die Kapazität wird die genehmigte maximale Auslastung der Einrichtungsbereiche eingetragen. Dies ist wichtig, um sich die Tabelle „Kapazitätsauslastung nach Betreuungsformen“ (ID 0260) anzeigen zu lassen. Die grauen Felder der Strukturtabelle darunter werden vom Programm automatisch ermittelt und können mittels des Buttons „Struktur aktualisieren“ neu gebildet werden. Lediglich die genehmigte und die tatsächliche Gesamtanzahl lassen sich eintragen, sowie die Anzahl der angelegten Gruppen.

Kontakt/Träger

Unter dem Register „Kontakt/Träger“ werden die Kontaktdaten, Angaben zum Leitungspersonal und Träger der Einrichtung verwaltet. Die Mitarbeiter werden separat im Modul „Personal“ erfasst und können danach durch Anklicken zugeordnet werden.

Gruppen

Unter dem Reiter „Gruppen“ erfolgt die Neuanlage bzw. Bearbeitung der in der Einrichtung vorhandenen einzelnen Gruppen.

1. Um eine Gruppe anzulegen, klickt man in den Teil der Maske und dann auf „Neu Anlegen“.
2. Es erscheint die Sicherheitsabfrage „Neuen Eintrag in < Gruppen> anlegen?“ Mit Klick auf den Button „Ja“ erscheint in der Gruppentabelle eine freie Zeile, die entsprechend bearbeitet werden kann.
3. Vergeben Sie nun eine beliebige Kurzform und Bezeichnung der neuen Gruppe.
4. Die Zuordnung der Gruppenleitung ist optional.
5. Um sich später die Landesstatistik ausgeben lassen zu können, müssen Sie die Geschlechterverteilung innerhalb der Gruppen noch eintragen.

Öffnungszeiten / Logo / Grundeinstellungen

Hier werden die Öffnungszeiten sowie das Logo der Einrichtung eingefügt. Hier erfolgt auch die Terminierung des Buchungstages, wie er in die SEPA-Exportdatei geschrieben wird. Das hier hinterlegte Logo wird dann in die dafür vorgesehene Stelle in den Dokumenten automatisch eingefügt.

Wichtig: Kunden mit eigenen Dokumenten tragen an dieser Stelle ihre Kundennummer ein, damit das Programm sie darstellen kann.

Einrichtungswechsel

Erfolgt die Verwaltung verschiedener Einrichtungen, muss immer erst die aktuell zu bearbeitende ausgewählt werden. Dazu klickt man auf den Punkt Einrichtungswechsel und erhält eine Auswahlmaske.
Jetzt wählt man die entsprechende Einrichtung aus und mit Klick auf „Übernehmen“ wird diese dann übernommen.