Datenbank

Der Menüpunkt „Datenbank“ ist Bestandteil der Menüzeile, Bei geöffneten Eingabemasken und bei geschlossenen Eingabemasken

Dieses Menü unterscheidet sich, je nachdem ob Ihre Eingabemasken noch geöffnet sind oder nicht.

Datensatz kopieren

Der aktuelle Datensatz wird in einem programminternen Zwischenspeicher für die Funktion „Datensatz einfügen“ abgelegt. Das Ende der Speicherung wird in einem Dialogfenster angezeigt. Diese Funktion ist bei der Erfassung von Geschwistern hilfreich.

Datensatz einfügen

Der Datensatz aus dem programminternen Zwischenspeicher wird in den geöffneten Datenbestand eingefügt und kann anschließend weiter bearbeitet werden. Zusätzlich können Sie einstellen, dass dieser Datensatz nach dem Einfügen aus dem programminternen Zwischenspeicher gelöscht wird.

Datensatz in Zwischenablage anzeigen

Sie können sich den Inhalt des programminternen Zwischenspeichers anzeigen lassen und mit Hilfe des Datenbank-Navigators (links unten) die Datensätze bearbeiten, löschen oder neue Datensätze einfügen.

Text eintragen

Über diesen Menübefehl wird das aktuelle Datenfeld, welches markiert erscheint, mit einem bestimmten Wert gefüllt. Die Auswahl im Untermenü bestimmt die Menge der Datensätze, die mit dem Wert gefüllt werden. Bei der Auswahl „bei Gruppe“ wird ein weiteres Fenster zum Auswählen der Gruppe – bei den Schülern ist das die Liste aller Klassen – angezeigt. Bei der Auswahl „über Filter“ definieren Sie einen Filter zur Auswahl der Daten.

Text aus Datei eintragen

Der Dialog bietet die Möglichkeit, Text aus einer Textdatei (*.txt) in ein dazu passendes Datenfeld einzutragen und ruft deshalb den Windows^®-Dialog zum Öffnen von Dateien auf.

Datenfelder vorbesetzen

In diesem Menüdialog erfassen Sie die Felder und einem gewünschten Werten, der beim der Neuerstellung eines Datensatzes (z.B. neuer Schüler) mit diesem Wert gefüllt werden sollen.

Das Datenfeld, welches mit einem Wert befüllt werden soll, wird im oberen Listenfeld mit einem Häkchen versehen. Anschließend trägt man im Eingabefeld unterhalb des Feldnamens den Wert ein, mit dem das Feld befüllt wird. Zum Schluss klickt man auf den Schalter „Wert übernehmen“ und der eingetragene Wert wird in die obere Liste nach dem Gleichheitszeichen geschrieben. Zum Löschen einer Vorbesetzung klickt man auf das Häkchen in der oberen Liste – das Häkchen wird entfernt. Anschließend löscht man den Wert im Eingabefeld unterhalb des Feldnamens und klickt auf den Schalter „Wert übernehmen“ – der eingetragene Wert wird in der oberen Liste nach dem Gleichheitszeichen entfernt. Sind alle Eintragungen gemacht, steht die so definierte „Vorbesetzung“ mit dem Klick auf den Schalter „OK“ bei der nächsten Neueingabe zur Verfügung.

Datenfelder leeren

Mit diesem Funktion können mehrere Datenfelder in einem Arbeitsgang geleert werden. Diese Funktion ist nützlich, wenn z. B. die Daten vom alten Zeugnisdruck (z.B. Noten und / oder Bemerkungen) gelöscht werden sollen. Kontrollieren Sie gegebenenfalls die markierten Felder, bevor Sie sie leeren lassen.

Das Löschen erfolgt in drei Schritten:

1. Es werden die Datenfelder festgelegt, deren Inhalte gelöscht werden sollen. Das kann durch Verwendung der Einträge der vordefinierten Auswahlen oder durch Anhaken einzelner Felder in der rechten Liste erfolgen.

– Textfelder

alle Felder, in die man mehrzeiligen Text eintragen kann

Hinweis: Bei der Benutzung zum Löschen der Zeugnisbeurteilungen beachten Sie bitte, dass mit dieser Auswahl auch die Felder „Schüler_allgemeine_Bemerkungen“ und „Schüler_Schülerfoto“ markiert werden, die nicht zur Zeugniserfassung gehören und daher bei diesen Feldern auch die Haken wieder entfernt werden sollten, damit sie nicht gelöscht werden

– Notenfelder

alle Felder, in die man Noten eintragen kann

Hinweis: Bei der Benutzung zum Löschen der Zeugnisnoten bedenken Sie bitte, dass in diesem Arbeitsgang auch gleich die Felder „Zeugnis_Fehltage_gesamt“ und „Zeugnis_Fehltage_unentschuldigt“ mit markiert werden, da diese Felder nach einem Zeugnisdruck auch wieder gelöscht werden müssen

– alle Felder

wählt alle Datenfeldern aus und löscht daher bei Ausführung alle Daten

Hinweis: Legen Sie zur Sicherheit vorher eine Datensicherung an.

– eigene Auswahl

erlaubt in Verbindung mit dem Eingabefeld „Feldname enthält“ die Definition eigener Markierungskriterien (z.B. Die Markierung aller Punkte-Felder durch Eingabe des Wortes „Punkte“ in das Feld „Feldname enthält“)

2. Für die gewählte Markierungsart werden die beteiligten Felder durch Klicken auf den Schalter „Markierung ausführen“ angehakt. Kennzeichen dafür ist ein Haken vor jedem entsprechend der Auswahl beteiligten Feld in der rechten Liste.

3. Wenn Sie ein Häkchen in „NUR im aktuellen Datensatz“ setzen, wird nur im ausgewählten Datensatz der Inhalt gelöscht. Durch Klicken auf den Schalter „Markierte Datenfelder leeren“ wird das Löschen der Datenfeldinhalte ausgeführt.

Berechnende Felder aktualisieren

Dieser Menüpunkt aktualisiert die zu berechnenden Felder Ihres Programms.

Funktionen bei geschlossenen Eingabemasken

ACHTUNG: Die folgende Punkte stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn die Eingabemasken geschlossen sind: (über den Befehl „Dateien“ → „Eingabemasken schließen“)

Auswahllisten aktualisieren

Beim Aufruf dieses Funktion erfolgt ein Abgleich der Originalauswahllisten aus dem Programmordner „Sic\Awl“ mit den aktuellen Auswahllisten in der Weise, dass zu den Originalauswahllisteneinträgen auch die, durch den Anwender neu aufgenommene Einträge, aus dem Programmordner „Awl“ hinzugenommen werden und diese dann im Programmordner „Awl“ als aktuelle Auswahllisten abgelegt werden. Diese Funktion muss im Normalfall nicht extra ausgeführt werden, da dies bei einem Programmupdate automatisch ausgeführt wird.

Felder mit Kürzel aktualisieren

Haben sich Kürzel in den Originalauswahllisten geändert, werden diese Änderungen in der Datei „Strukturupdate.cfg“ hinterlegt. Der Dialog realisiert das Ersetzen der alten mit den neuen Kürzeln. Diese Funktion muss im Normalfall nicht extra ausgeführt werden, da dies bei einem Programmupdate automatisch ausgeführt wird.

Reports aktualisieren

Der Dialog gleicht die Reports im Programmordner „Dok“ mit den Originalreports aus dem Programmordner „Sic\Dok“ ab. Werden im Programmordner „Dok„ Reports mit gleichem Namen, aber unterschiedlichem Erstellungsdatum gefunden, wird abgefragt, ob der aktuelle Report mit dem FuxSchool^®– Original überschrieben werden soll. Selbst erstellte Reports, die einen bisher nicht verwendeten Namen haben, werden ohne Änderung übernommen. Diese Funktion muss im Normalfall nicht extra ausgeführt werden, da dies bei einem Programmupdate automatisch ausgeführt wird.

Hinweis: Haben Sie Reports mit Hilfe des Designer geändert und diese nicht unter einem eigenem Namen gespeichert, dann werden diese mit dem FuxSchool^®– Original-Report überschrieben

Reports importieren

Der Dialog dient dazu, spezielle Anpassungen an Reports auf einfache Weise zwischen der FuxMedia GmbH & Co. KG und einem Anwender auszutauschen. Solche speziellen Anpassungen können nicht über Updates realisiert werden (gilt nur für einen Anwender), sodass der betreffende Anwender – bevor diese Funktion verfügbar war – immer zuerst eine Datensicherung seiner Reports an die Firma FuxMedia GmbH & Co. KG schicken musste und dann solange an seinen Reports nichts ändern durfte, bis die zugeschickte Reportsicherung überarbeitet und zurückgeschickt wurde. Die Möglichkeit des Imports von Reports ist also zuallererst eine Vereinfachung des Organisationsablaufs beim Anwender. Vor dem Import wird im Hintergrund eine Datensicherung der aktuellen Reports im Backup-Ordner angelegt. Werden namensgleiche Reports zum Import angeboten, kann der Anwender entscheiden, ob der entsprechende (vorhandene) Report überschrieben werden soll, was in aller Regel getan werden muss.

Masken aktualisieren

Diese Funktion gleicht die Masken mit den Originalmasken aus dem Programmordner „Sic“ ab und aktualisiert diese.

Rechte aktualisieren

Der Dialog steuert die Aufnahme neuer oder den Wegfall alter Menüpunkte in der Datei für die Benutzerrechte, sodass der Zugriff auf die aktuellen Menüpunkte anschließend gewährleistet ist und bei der Vergabe von Rechten alle aktuellen Menüpunkte verfügbar sind. Diese Funktion muss im Normalfall nicht extra ausgeführt werden, da dies bei einem Programmupdate automatisch ausgeführt wird.

SQL Editor

Hier kann man SQL-Befehle ausführen lassen. Dies ist hauptsächlich für die Wartung der Datenbank des Programms. Dies sollte nur in Absprache mit dem Kundenservice durchgeführt werden.

Stundentafel zurücksetzen

Mit dem Dialog „Stundentafel zurücksetzen“ können Sie die Stundentafel auf den Auslieferungszustand zurücksetzen. Es werden alle vorgenommenen Änderungen und Neueinträge gelöscht. (optional können Sie Ihre Datenbank vorher nochmal sichern)

Datenbankstruktur prüfen

Mit dem Funktion „Datenbankstruktur prüfen“ können Sie die Überprüfung der Struktur Ihrer Daten in den Programmordnern „DAT1“ bis „DAT99“ oder „ARCHIV“ mit der aktuell gültigen Struktur im Programmordner „DATSTR“ durchführen. Werden Strukturunterschiede festgestellt, können Sie diese durch das Programm korrigieren lassen. Ergibt sich bei diesem Abgleich der Fall, dass Datenfelder nicht eindeutig zugeordnet werden können, wird ein Bildschirmdialog aufgerufen, mit dem eine Feldzuordnung manuell definiert oder übergangen werden kann.