Schulportal Sachsen (SaxSVS)

ACHTUNG! Wenn Sie Daten aus verschiedenen Programmen importieren möchten, prüfen Sie bitte vorher ob die Daten konsistent (gleich) zueinander sind. Sollte dies nicht so sein, kann es einen erheblichen Mehraufwand verursachen, da diese dann nachträglich angepasst werden müssen.

Diese Schnittstelle gibt es nur in den Programmversionen von Sachsen.

Bereitstellung der Schülerdaten für SaxSVS

Um Schülerdaten aus dem FuxSchool^®-Programm für SaxSVS zu exportieren, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Gehen Sie im FuxSchool^® auf der linken Seite in das Modul „Verwaltung“ auf den Unterpunkt „Schüler„.

2. Wählen Sie dann aus den Reports die Liste „Schulliste Datenübergabe SaxSVS“ aus.

Wenn Sie die Liste ausgewählt haben, klicken Sie für den Export aller Schülerdaten auf den Schalter  für „Report drucken„.

Sollen nur bestimmte Schüler exportieren möchten, klicken Sie auf den schwarzen Pfeil, rechts neben diesem Schalter . Es öffnet sich ein Menü in welchem Sie nun auswählen können, welche Schüler exportiert werden sollen (z. B. nach Klasse…).

Im Anschluss an Ihre Auswahl erscheint folgendes Fenster „Abfrage„. Lassen Sie beim ersten Mal alle Einstellungen auf Standard und klicken Sie auf „Verarbeitung starten„.

Sollten noch Fehler in Ihren Daten vorhanden sind, erscheint eine Meldung. Nach dem Klick auf „OK“ gelangen Sie zum Fehlerprotokoll.

Drucken Sie sich das Fehlerprotokoll aus und beheben Sie die Fehler. Fehler werden mit einem F (zum Beispiel „F: Nachname fehlt“ ) gekennzeichnet. Fehler müssen behoben werden, Hinweise sind mit H gekennzeichnet. Wenn Sie alle Fehler behoben haben wiederholen Sie das Erstellen Ihrer Exportdatei.

Es öffnet sich nun das Dialogfenster „Speichern unter…„. Wählen Sie den Zielort aus (z. B. Eigene Dateien) und geben Sie der Datei einen Namen (z. B. Export).

Die Schülerdaten wurden jetzt erfolgreich exportiert.

Import der Schülerdaten in SaxSVS

1. Anmeldung mit Passwort der Schulleitung

Starten Sie das SaxSVS Programm und melden Sie sich entsprechend mit Ihren Login und Passwort an.

2. Klassen anlegen

Falls noch nicht geschehen müssen Sie alle Klassen die Sie einlesen wollen im SaxSVS anlegen.

3. Importschnittstelle öffnen

Gehen Sie im SaxSVS auf „Datei“ und „Importieren…“ und wählen den Punkt „CSV-Import Schülerdaten“ aus und klicken auf „Weiter„.

Wählen Sie nun über den Schalter „Suche…“ die eben exportierte Datei aus. Bei „Erste Zeile ist Kommentar“ muss ein Haken gesetzt und als Spaltentrenner muss Semikolon eingestellt sein. Klicken Sie anschließend auf „weiter„.

Im nun geöffneten Dialogfenster können Sie über den gelben Pfeil die Zuordnung automatisch herstellen lassen. Sie können die Felder auch einzeln zuordnen, indem Sie die Bezeichnung Links mit der Maus in die entsprechende Spalte rechts ziehen.

Sind alle Felder zugeordnet und keine Fehler mehr vorhanden wird die Zeile am Anfang grün markiert.

Nun können Sie auf „Fertig stellen“ klicken um die Daten einzulesen.

Sollten nicht alle Daten ordnungsgemäß eingelesen werden, so kann im Anschluss ein Fehlerprotokoll als „.csv“ abgespeichert werden. In dieser Datei ist für jeden Schüler der Fehler beschrieben. Speichern Sie die Datei und schauen Sie sich diese an.

Bereitstellung der Schülerdaten für FuxSchool^®

1. Starten Sie das SaxSVS Programm und melden sich mit Ihren entsprechend Zugangsdaten an.

2. Falls noch nicht geschehen wählen Sie ihre Schülerdatei und das entsprechende Schuljahr aus.

3. Wählen Sie über den Menüpunkt „Datei“ das Untermenü „Daten exportieren“ aus.

4. Im nun geöffneten Fenster wählen Sie den „XML-Import“ aus und klicken danach auf „weiter„.

Im folgenden Dialog wird der Speicherort der Exportdatei angezeigt.

Der Standard Pfad ist: „C:\Dokumente und Einstellungen\Sekretariat\Desktop„.

Sollten Sie selber einen Speicherort auswählen wollen, so klicken Sie auf den Schalter „Suche…“ und geben den entsprechend gewünschten Pfad an.

Vergeben Sie nun noch einen Dateinamen Ihrer Wahl.

Wenn Sie den Haken im Feld „Zeitstempel im Dateinamen verwenden“ gesetzt haben, wird zusätzlich das Datum und die Uhrzeit angehangen. Dies dient zur Unterscheidung der Exportdateien bei mehrfachem Export.

Nun können Sie, wenn nicht schon erfolgt, das Schuljahr auswählen.

Klicken Sie nun auf „weiter„. Die „SaxSVS-Export-Datei“ wird erstellt.

Warten Sie bis die Meldung „XML-Export erfolgreich beendet“ erscheint und klicken anschließend auf den Schalter „Fertig stellen„.

Import der Schülerdaten in FuxSchool^®

1. Wählen Sie zuerst in der Menüzeile im Menüpunkt „Dateien“ aus ihren Datenbeständen das Schuljahr aus, in welches die Daten vom SaxSVS importiert werden sollen. Gegebenenfalls legen Sie wie unter „Datenbestände verwalten“ beschrieben ein neues Schuljahr an.

2. Anschließend wählen Sie in der Menüzeile den Menüpunkt „Dateien“ und den Unterpunkt „Datenabgleich…“ aus und klicken auf „Import von SaxSVS„

3. Im geöffneten Dialogfenster zum „SaxSVS Import“ klicken Sie links unten auf den Knopf „Datei öffnen…„

4. Wählen Sie nun die zuvor gespeicherte SaxSVS-Datei, in unserem Beispiel ist diese unter: „C:\Dokumente und Einstellungen\Sekretariat\Desktop“ gespeichert, aus und klicken auf „Öffnen„.

In der nachfolgenden Abfrage legen Sie fest, welche Felder importiert werden sollen.

In der nun angezeigten Tabelle werden Ihnen Ihre Schüler mit „Status: Nicht gefunden“ , für Schüler die noch nicht im Programm enthalten sind und/oder „Status: Standard„, für Schüler die in FuxSchool^® bereits vorhanden sind, als Anzahl ermittelt. Mit einem Klick auf das „+“ vor dem jeweiligen Status, öffnet sich eine Liste mit den dazugehörigen Schülerdaten. Über den Punkt „wählen…“ können Sie alle Schüler „auswählen“ oder „abwählen„. Gewünschte Schüler können von Ihnen auch einzeln ausgewählt werden, indem Sie einen Häkchen in das Kästchen der ersten Spalte setzen.

Wählen Sie die nun gewünschten Schüler aus.

Über den Knopf „keine“ können sie alles abwählen und über den Knopf „Alle“ werden demzufolge alle ausgewählt.

Sie haben auch die Möglichkeit eine eigene Sortierung einzustellen. Diese können Sie anschließend über die Knöpfe „Speichern“ im Programm „sichern“ und über die Auswahl „Laden“ erneut aufrufen. Nachdem Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, schließen Sie die Auswahl über das Kreuz links unten.

Achten Sie bei der Schülerauswahl bitte darauf, dass nur die gewünschten Schüler markiert werden, da mitunter auch noch ältere Datensätze/Schüler, wie z.B. die Abgänger des letzten Schuljahres, vorhanden sein können.

Wenn sie auf den Knopf „Vergleichswerte bearbeiten“ klicken, können Sie Werte festlegen die sich nur in der Schreibweise unterscheiden wie z.B. „Straße entspricht Str.“, „Meißen entspricht Meissen“ oder „3a entspricht 3A“.

Wenn schon Schüler vorhanden sind, aber Unterschiede zwischen den Daten aus SaxSVS und FuxSchool^® bestehen sollten, kann man sich über die Tabelle „Änderungen…“ (rote Spalte) diese anschauen, links stehen die zu importierenden Schüler und rechts die vorhanden Schüler im FuxSchool^®.

Wenn Sie dann im roten Feld auf „<klicken>“ gehen, können Sie sich anschauen welche „Werte“ sich voneinander unterscheiden. In dem Feld „einzulesender Wert“ steht der Wert der im SaxSVS enthalten ist. In „Vorhandener Wert“ steht die Daten, welche in FuxSchool^® bereits enthalten sind.

Wenn Sie sich entscheiden, die Daten zu importieren, werden die Werte in FuxSchool^® mit den Werten aus der Spalte „einzulesender Wert“ überschrieben.

Sie können aber auch über den Schalter „gleichsetzen“ einstellen, dass der linke Wert dem Rechten entspricht. Diesen können Sie dann wieder über den Schalter „Vergleichswerte bearbeiten“ einsehen und gegebenenfalls ändern.

Zum Abschluss gehen Sie rechts unten auf „Schülerdaten einlesen„. Nachdem die Meldung „Daten eingelesen!“ angezeigt wurde, sind die Daten erfolgreich importiert worden.