Erfassungsmodul

Allgemeines zum Erfassungsmodul

Das Erfassungsmodul bietet Ihnen die Möglichkeit der Zuarbeit zum Zeugnisdruck durch die Lehrkräfte außerhalb des Sekretariats.

Es ist zu jedem Zeugnisdruck immer ein neues Erfassungsmodul auszulagern, da dies keine Updates erhält und so sicher gestellt werden kann, das die ausgelagerten Daten aktuell und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend sind!

Das Erfassungsmodul ist ein eigenständiges Programm und sofort ohne Installation auf einem Wechseldatenträger wie z.B. einem USB-Stick lauffähig.

Hinweis: Bitte nutzen Sie den Schutz durch setzen eines Passwortes oder ausschließlich gesicherte USB-Sticks, wenn diese das Schulgelände verlassen.

Die Erstellung des Erfassungsmoduls erfolgt im Schulprogramm im Modul „Zeugnis“, und „Zeugnisse„, über den Menüpunkt „Extras“ → „Erfassungsmodul auslagern“ in der Menüzeile und enthält die zuvor festgelegten Schülerdaten einer Klasse und die dem Schuljahrgang entsprechenden Zeugnisformulare sowie Notenlisten, welche zu Auswertungs- und Kontrollzwecken genutzt werden können.

Der Abgleich des Erfassungsmoduls mit dem Schulprogramm erfolgt, nach der Bearbeitung durch die Lehrkräfte, Mithilfe des Menüpunkt „Extras“ → „Erfassungsmodul einlagern“

Zum Programmstart öffnen Sie auf dem USB-Stick  den Ordner „FuxMedia Erfassungsmodul“ und starten es mit einem Doppelklick auf das Fux-Symbol (Erfassungsmodul_fuxmedia.exe).

Das Erfassungmodul startet mit der Ansicht der Eingabemaske der ausgelagerten Zeugnisformulare.

Auf der linken Seite des Programmfensters wird die Tabelle der enthaltenen Schüler angezeigt. Die Sortierung kann über die Auswalbox oberhalb der Tabelle entsprechend der Voreinstellungen geändert werden.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit einer individuellen Sortierung. Geben Sie hierzu in der Spalte „Nr.“ entsprechend der gewünschten Reihenfolge vor den Schülernamen eine laufende Nummer ein. Diese können Sie nachfolgend per Mausklick auf der Spaltenkopf „aufsteigend“ oder mit nochmaligem Klick „absteigend“ sortieren.

Per Mausklick auf den Namen innerhalb der Tabelle aktivieren Sie die Erfassungsmaske des Schülers.

Die Erfassung der Beurteilungen und Bemerkungen erfolgt am einfachsten unter Nutzung des Textassistenten, da dieser Ihnen z.B. anzeigt, ob ein Text zu lang für das Textfeld ist und sie sich eventuell verschrieben haben.

Die Aktivierung erfolgt über den Schalter „Textassistent“ am unteren, rechten Rand des Bemerkungsfeldes auf der Erfassungsmaske. Hier haben Sie die Möglichkeit die Zeugnisbemerkungen der Schüler in einem Textfeld zu erfassen und die dazugehörige Druckansicht im oberen Teil des Fensters zu prüfen. Der Wechsel zum nachfolgenden Schüler erfolgt über die Pfeiltasten.

Nach Eingabe der Bemerkungstexte schließen Sie den Textassistent. Ihre Erfassten Texte sind nun auch in den Erfassungsmasken der Schüler sichtbar.

Die Erfassung der erbrachten Schülerleistungen erfolgt am schnellsten über die Notentabelle. Um diese zu aktivieren wählen Sie oberhalb der Schülertabelle den Programmreiter „Tabelle„.

Hinweise zum Sortieren Ihrer Daten finden Sie unter Sortierung

Erfassungsmodul auslagern

Die Bereitstellung eines Erfassungsmoduls erfolgt im Programmbereich „Zeugnisse“ des Modul „Zeugnis“. Dort gehen Sie in der Menüzeile unter dem Menüpunkt „Extras“ auf „Erfassungsmodul auslagern…“

Im Dialogfenster wird zuerst unter der Datenauswahl „nach Klassen…“ die gewünschte Klassen, für die das Erfassungsmodul erzeugt werden soll, ausgewählt.

Hinweis: Sie können auch mehrere Klassen auswählen, die die gleichen Zeugnisse erhalten, da für jede Klasse einzelne Erfassungsmodule erstellt wird.

Unter Konfiguration sollte „Standard“ eingestellt sein, da hierdurch eine Vorbesetzung der Auswahl aller zeugnisrelevanten Daten erfolgt.

Anschließend erfolgt im unteren Bereich die Auswahl der in das Erfassungsmodul zu integrierenden Zeugnisvorlagen. Eine Vorbesetzung mit dem im Zeugnismodul aktiven Formularen sowie der zu Auswertungszwecken bereitgestellten Notenlisten ist bereits erfolgt.

Die Erfassungsmodule werden immer mit einem Passwort gesichert! Sollte dies nicht gewünscht sein, können Sie durch entfernen des Haken bei „Erfassungsmodul mit Passwort sichern“ diese Funktion deaktivieren.

Die Erstellung erfolgt mit der Betätigung des Buttons „Erfassungsmodul entsprechend den Einstellungen erzeugen…„. Wählen Sie nun im geöffneten Dialogfenster entweder einen Ordner auf Ihrem PC oder auf Ihren Wechseldatenträger (USB-Stick) aus und klicken auf „speichern„. in Ihrem ausgewählten Ordner erfolgt nun das automatische Anlegen des Ordners „FuxMedia Erfassungsmodul„, in welchem sich die Erfassungsmodul_fuxmedia.exe des Programms befindet.

Nachfolgende Einstellungen müssen erfolgen:

• Über den Schalter „auswählen“ bei Datenauswahl wird die gewünschte Klasse eingestellt.
• Die Konfiguration lassen Sie so wie sie Voreingestellt ist.
• In der Liste der Reports haken Sie die Zeugnisse an, die für die eingestellte(n) Klasse(n) benötigt werden. Die Klassenlisten sind durch Voreinstellung schon ausgewählt und sollten auch mitgegeben werden.
• Nach dem Anklicken des Schalter „Erfassungsmodul entsprechend den Einstellungen erzeugen“ wird das Erfassungsmodul zusammengestellt und benötigt nur noch die Angabe des gewünschten Speicherordner auf Ihrem PC oder USB-Stick. Sollten sich ältere Erfassungsmodule in diesem Ordner befinden, löschen Sie diese oder legen einen neuen Ordner für die aktuellen Module an.

Hinweis: Es bietet sich an Name, Vorname und Klasse im Erfassungsmodul zu sperren (ist voreingestellt), damit hier keine Veränderungen vorgenommen werden können. Denn werden Namen im Erfassungsmodul geändert, sind sie beim Einlesen nicht mehr den Originalschülern im FuxSchool^®-Programm zu zuordnen und es kann zu doppelten Schülern kommen.

Datensicherung im Erfassungsmodul anlegen

Bei der Erstellung der Zeugnisse mit dem Erfassungsmodul können Sie unabhängig von der automatischen Speicherung, eine Datensicherung des aktuellen Bearbeitungsstandes anlegen. Dazu betätigen Sie einfach den Schalter „Sicherung“ und wählen einen geeigneten Speicherort. Sollen die Daten wieder in das Hauptprogramm eingelesen werden, dann wählen Sie bitte Ihren USB-Stick als Speicherort aus.

Datensicherung in Erfassungsmodul einlesen

Unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ im Erfassungsmodul, können Sie Datensicherung vom Datei-Typ .sve , welche Sie selbst erstellt haben, jederzeit einlesen. Eine Datensicherung enthält neben den Schülerdaten auch sämtliche Programmeinstellungen und -konfigurationen.

Eine Datensicherung vom Datei-Typ .sve benötigen Sie auch, wenn Sie die Daten später wieder in das Schulprogramm einlesen möchten.

Wenn Sie nur Schülerdaten einlesen möchten, beispielsweise weil Sie ein neues Erfassungsmodul in einer neueren Programmversion oder mit anderen Einstellungen ausgelagert haben, nutzen Sie die Datensicherung vom Datei-Typ .fux .

Erfassungsmodul einlagern

Um die Daten des Erfassungsmoduls nach erfolgreicher Bearbeitung in das Schulprogramm einzulagern, gehen Sie im Modul „Zeugnis“ auf „Zeugnisse“ und dort in der Menüzeile auf den Unterpunkt Extras wo Sie “ Erfassungsmodul einlagern…“ auswählen.

Dieser Menüpunkt dient der Übertragung der Daten, die mit einem Erfassungsmodul erfasst wurden.

Das Fenster enthält die gleichen Einstellungen wie sie im Punkt „Schülerdaten einlagern“ zu sehen sind. Die voreingestellten Werte sollten auch hier nicht geändert werden.

Bei der Auswahl der einzulesenden Datei handelt es sich um eine Datei des Typ .sve, welche Sie am bekannten Speicherordner auf Ihrem PC oder USB-Stick finden sollten.

ACHTUNG: Achten Sie immer genau darauf was Sie einlesen!

Wenn Sie die Konfiguration „alle“ wählen und „Daten überschreiben“ angewählt ist, werden ALLE FELDER die LEER sind auch mit LEER überschrieben und es fehlen Ihnen dann möglicherweise sämtliche Informationen zu Schülern und Lehrern außer den Namen und Noten! Gehen Sie zumindest sicher „nicht mit LEER überschreiben“ ausgewählt zu haben.

Daten fehlen nach dem Einlagern

Wenn nach dem Einlesen Ihres Erfassungsmoduls nicht wie erwartet alle Daten im Schulprogramm vorhanden sind, kann das verschiedene Ursachen haben. Es kommt zunächst darauf an, welche Art von Information fehlt.

Beispielsweise gibt es Zeugnisse, in denen eine Fachauswahl aus 2 Fächern getroffen werden muss. Die dazu gehörige Variable wird in den meisten Fällen in den Standardeinstellungen nicht mit eingelesen, da davon ausgegangen wird, dass die Einstellung des Fachs im Schulprogramm erfolgt.

Wurden Zeugnistexte nicht mit eingelesen, war entweder die dazu gehörige Variable nicht aktiviert oder es waren noch Texte im Zeugnis enthalten, die nicht überschrieben wurden.

Wenn ein Lehrer im Erfassungsmodul Änderungen an den Namen der Schüler vorgenommen hat, kann es auch passieren, dass die Zuordnungen nicht mehr stimmen und Schüler doppelt in der Tabelle erscheinen. Für solche Fälle sollten Sie im Voraus das Bearbeiten von Schülernamen im Erfassungsmodul sperren.

Fehlermeldung „Please insert last Disk in Drive…“

Wenn Sie diese Fehlermeldung in Verbindung mit der Nutzung Ihres Erfassungsmodul erhalten, ist das ein Hinweis dafür, dass es defekt ist.

Das Erfassungsmodul besteht aus .zip Dateien, weshalb auch die zusätzliche Meldung „Could not open Zip File“ erscheinen kann. Ihr Daten sind deswegen noch nicht verloren!

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Lagern Sie ein neues identisches Erfassungsmodul (gleiche Klasse(n) und Zeugnisse) aus
2. Öffnen Sie das neue Erfassungsmodul.
3. Gehen Sie in den „Einstellungen“ auf „Schülerdaten einlesen„.
4. Im Ordner Ihres alten/defekten Erfassungsmoduls suchen Sie die letzte Sicherung des Datei-Typ .fux aus und lesen diese ein.

Hinweis: Es kann durchaus vorkommen, dass diese Sicherung bereits defekt ist. Dann wiederholen Sie den Vorgang einfach mit einer älteren Sicherung.