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Extras

Der Menüpunkt „Extras“ ist Bestandteil der Menüzeile.

Dieser ist abhängig vom gewählten Modul und enthält die in den jeweiligen Bereichen verfügbaren Sonderfunktionen, wie z.B. „Erfassungsmodul auslagern“ „und Erfassungsmodul einlagern“ nur im Zeugnisbereich sichtbar ist.

Schülerdaten auslagern

Die beiden Dialoge „Schülerdaten auslagern“ und „Schülerdaten einlagern“ werden standardmäßig dazu benutzt, die Schülerdaten für den Zeugnisdruck klassenweise aus dem Schulprogramm auf einen austauschbaren Datenträger (USB-Stick usw.) auszulagern und in das Lehrerprogramm einzulesen.

Im Lehrerprogramm können diese Daten durch den Klassenlehrer mit Noten und Bemerkungen vervollständigt und wieder auf diesen Datenträger gespeichert werden. Die Datei auf dem Datenträger wird anschließend wieder in das Schulprogramm eingespielt. Der Zeugnisdruck kann dadurch sowohl zentral in der Schule als auch dezentral bei jedem Lehrer erfolgen.

Beim Auslagern kann gleichzeitig ein Handzettel mit einer Erklärung zum organisatorischen Ablauf und einige Tipps zur Erfassung, gedruckt werden, der zusammen mit den Daten an den jeweiligen Klassenlehrer ausgegeben wird. Nur wenn dieser Handzettel nicht gedruckt werden soll, setzten Sie den Haken im unteren Feld:


Unter „Datenauswahl“ erfolgt die Einstellung der auszulagernden Daten. Im Hauptanwendungsfall werden die Daten klassenweise ausgelagert. Bei der Auswahl mehrerer Klassen kann für jede Klasse eine Datei erzeugt werden.

Die Auswahl der Klasse erfolgt durch Anklicken des Schalter „auswählen“ und Markieren der gewünschten Klasse.


Je nach Anwendungsfall können die auszulagernden Daten auch über einen Filter festgelegt oder alle Daten ausgelagert werden. Daran anschließend werden die Felder festgelegt, deren Daten für das Auslagern bereitgestellt werden sollen. In der dazugehörenden Auswahlbox sind drei Varianten vordefiniert:

• Standard

• Alle

• Keine

Mit der Auswahl „Standard“ werden in der rechten Felderliste alle die Felder mit einem Haken versehen, die für den Zeugnisdruck benötigt werden. Die Auswahl „Alle“ markiert in der rechten Felderliste alle Felder, während die Auswahl „Keine“ bei allen Feldern, die einen Haken haben, diesen entfernt. Darüber hinaus können individuelle Feldzusammenstellungen festgelegt und mit den Schalter „speichern“ und „laden“ ablegt und wieder eingelesen werden. Solche individuellen Auswahlen von Felder werden in der Auswahlbox mit „—–“ gekennzeichnet.


Sind diese vorbereitenden Einstellungen erledigt, erfolgt die Auslagerung der Daten mit dem Schalter „Daten entsprechend den Einstellungen auslagern„. Nach einer Sicherheitsabfrage erscheint der Windows®-Standarddialog zum Speichern von Daten, mit dem der Speicherort und der Name der auszulagernden Daten festgelegt wird.

Schülerdaten einlagern

Für das Einlesen von Daten aus dem Lehrerprogramm erfolgt die Einstellung „Daten überschreiben“ und „Standard“ (Voreinstellung). Damit wird gesichert, dass Noten und Bemerkungen aus dem vergangenen Halbjahr überschrieben und nur Zeugnisdaten übertragen werden.
Die Auswahl der Felder, deren Daten übernommen werden, stellt man genau so ein, wie im Menüdialog „Schülerdaten auslagern“ beschrieben (mit der Auswahl „Standard“ ist aber bereits eine Auswahl getroffen, die nahezu alle Fälle abdeckt).
Einen Haken bei „nicht gefundene Datensätze anhängen“ macht man, wenn die einzulesenden Daten vom Lehrer neu erfasst, also im Schulprogramm noch nicht vorhanden sind. Ein Datensatz wird vom Programm als „nicht gefunden“ erkannt, wenn die Feldinhalte Name, Vorname und Geburtsdatum aus den einzulesenden Daten mit keinem gespeicherten Datensatz übereinstimmen. Das bedeutet aber auch, dass Lehrer, die in diesen Feldern Änderungen gemacht haben (bzw. machen mussten), diese vor dem Einlesen Ihrer Daten im Sekretariat bekannt geben sollten, damit diese Änderungen auch im Datenbestand des Sekretariats erfolgen können (immer vor dem Einlesen der Lehrerdaten). Die vor eingestellten Werte brauchen also nicht geändert zu werden. Bei der Auswahl der einzulesenden Datei muss die Datei mit der Erweiterung .sv auf dem Datenträger des Lehrers gewählt werden.

Schüler archivieren

Dialog Archivieren.png

Schüler werden archiviert, wenn sie die Schule verlassen und die Daten für spätere Ausdrucke (Schulbescheinigungen u. ä.) gespeichert werden sollen.

In der Menüleiste kommen Sie über „Extras“ zum Unterpunkt Schüler archivieren wenn Sie im Modul „Verwaltung“ → „Schüler…“ sind. Es gibt zwei Einstellmöglichkeiten für das Archivieren:

  1. Alle Schüler, bei denen das Abgangsdatum vor dem aktuellen Computerdatum liegt, werden ins Archiv kopiert, wenn die erste Einstellungszeile (Alle Schüler …) einen Haken hat.
  2. Der markierte Schüler wird ins Archiv kopiert, wenn die erste Einstellungszeile (Alle Schüler …) keinen Haken hat.

Mit dem Haken in der zweiten Einstellungszeile erreicht man, dass die ins Archiv kopierten Schüler aus dem aktuellen Datenbestand gelöscht werden. Durch Klicken auf die Schaltfläche „OK“ wird die Archivierung gestartet.


Hinweis: Wenn Schüler dringend ins Archiv wechseln sollen, obwohl das Abgangsdatum noch nicht erreicht wurde, muss gesondert vorgegangen werden. Einzelne Schüler kann man ebenfalls mit dem Archivierungsassistenten ins Archiv verschieben, in dem einfach das Häkchen von „Alle Schüler sie laut Abgangsdatum die Schule verlassen haben“ entfernt wird. Betrifft dies jedoch mehrere Schüler, kann die Archivierung nur über das Vorstellen des Computerdatums erfolgen. Klären Sie bitte vorher ab, ob Sie die Berechtigung dazu haben.

Schüler aktivieren

Hinweis: Dieser Menüdialog ist nur sichtbar, wenn Sie sich im Datenbestand „Archiv“ befinden.


In der Menüleiste kommen Sie über „Extras“ zum Unterpunkt „Schüler aktivieren“ wenn Sie im Modul „Verwaltung“ → „Schüler…“ sind.
Hierdurch wird der aktuell markierte Schüler in einen bestehenden Datenbestand verschoben, den man über das Dialogfenster „Zieldatenbank auswählen“ eingestellt hat. Dieser wird nach erfolgreichem Verschieben aus dem Datenbestand des Archivs gelöscht.
Mehrere Schüler müssen einzeln in die jeweiligen Datenbestände verschoben werden.

Fehltage ins Zeugnis übertragen

Je nach dem eingestellten Zeitraum, der ausgewertet werden soll, werden die Fehltage, die im Modul „Verwaltung“ unter „Schüler„, „Fehltage“ erfasst wurden, summiert und in die entsprechenden Zeugnisfelder übertragen. Bei der Erfassung der Fehltage wird vom Programm kontrolliert, dass sich die Fehltage nicht über mehrere Halbjahre erstrecken. Die Datumseinträge sollten hierfür im Modul „Grunddaten“ → „Einrichtung“ im Einrichtungsordner – „Schuljahr/Haushaltsjahr“ erfolgen. Fehlt der Haken bei der Einstellung „alle Schüler„, werden nur die Fehltage des aktuell markierten Schülers übertragen.

Datei mit Sonderzeichen

Über diesen Menüpunkt werden die Worte mit länderspezifischen Zeichen in der Form: <Wort auf deutscher Tastatur>=<Wort auf ausländischer Tastatur> erfasst. Die korrekte Vorgehensweise ist unter Sonderzeichen / besondere Schreibweisen erklärt.

Felder mit Sonderzeichen

In diesem Fenster wird festgelegt, in welchen Feldern die länderspezifischen Worte beim Drucken ersetzt werden sollen. Diese Felder werden mit einem Haken versehen.

Erfassungsmodul auslagern

Seit der Version 2.25 gibt es ein Erfassungsmodul, dass Ihnen eine andere Möglichkeit bietet, die Zuarbeit der Lehrer zum Zeugnisdruck außerhalb des Sekretariats über ein sogenanntes Erfassungsmodul zu leisten. Im Unterschied zum Auslagern der Daten, werden zusätzlich zu den Daten auch noch die Masken und Zeugnisreports und ein Programm zum Erfassen der Daten komplett ausgelagert. Das Erfassungsmodul ist sofort ohne Installation auf einem Wechseldatenträger wie z.B. einem USB-Stick lauffähig.


Damit ergeben sich folgende Vorteile:

• das Erfassungsmodul ist immer aktuell

• das Programm muss nicht installiert werden

• es benötigt keine Updates


Nachfolgende Einstellungen müssen gemacht werden:

• über den Schalter „auswählen“ wird die gewünschte Klasse eingestellt

• die Konfiguration lassen Sie so wie voreingestellt

• in der Liste der Reports haken Sie das Zeugnis oder auch mehrere Zeugnisse an, das für die eingestellte Klasse gebraucht wird. Klassenlisten sind durch Voreinstellung schon ausgewählt und sollten auch mitgegeben werden

• Nach dem Anklicken des Schalters „Erfassungsmodul … erzeugen“ wird das Erfassungsmodul zusammengestellt und Sie brauchen nur noch das Speicherort für den Wechseldatenträger(USB-Stick) zum Speichern angeben. Achten Sie dabei aber darauf, dass in diesem erzeugten Ordner nur ein Erfassungsmodul gespeichert werden kann, da sich sonst Konflikte ergeben.

• zur Sicherheit Ihrer Daten vergeben Sie ein Passwort. Haken kann entfernt werden, wenn die Daten in der Schule verbleiben

Im Dialogfenster wird zuerst unter den Auswahl „Klassen…“ die gewünschte Klassen, für die das Erfassungsmodul erzeugt werden soll ausgewählt.

Unter „Konfiguration“ sollte „Standard“ eingestellt sein, da hierdurch eine Vorbesetzung der Auswahl mit allen zeugnisrelevanten Daten erfolgt.

Anschließend erfolgt im unteren Bereich die Auswahl der in das Erfassungsmodul zu integrierenden Zeugnisvorlagen. Eine Vorbesetzung mit dem im Zeugnismodul aktiven Formulars sowie der zu Auswertungszwecken bereitgestellten Notenlisten ist bereits erfolgt.

Die Erstellung erfolgt mit der Betätigung des Schalters „Erfassungsmodul entsprechend den Einstellungen erzeugen…„.

Wählen Sie nun im geöffneten Dialogfenster Ihren Speicherort aus und klicken auf „speichern„.

An Ihrem gewählten Speicherort erfolgt nun das automatische Anlegen des Ordners „FuxMedia_Erfassungsmodul„, in welchem sich die „erfassungsmodul_fuxmedia.exe“ des Programms befindet.

Erfassungsmodul einlagern

Um die Daten des Erfassungsmoduls nach erfolgreicher Bearbeitung in das Schulprogramm einzulagern, gehen Sie im Modul „Zeugnis“ in der Menüzeile unter dem Menüpunkt „Extras“ auf den Unterpunkt „Erfassungsmodul einlagern…

Dieser Menüpunkt dient dem Übertragen der Daten, die mit einem Erfassungsmodul erfasst wurden, in das Schulprogramm. Nach Dateneingabe und Schließen des Erfassungsprogramms beim Lehrer können die Daten sofort im Sekretariat durch Einlegen des Datenträgers eingelesen werden.

Das Fenster enthält die gleichen Einstellungen wie sie im Punkt „Schülerdaten einlagern“ zu sehen sind. Die voreingestellten Werte sollten auch hier nicht geändert werden. Bei der Auswahl der einzulesenden Datei muss die Datei mit der Erweiterung „.sve“ auf dem Wechseldatenträger gewählt werden.

Markierte Schüler einlagern

Diese Funktion soll die Übernahme von Daten z.B. von der Grundschule ins Gymnasium über markieren der gewünschten Schüler erleichtern. Die abgebende Schule muss dazu nur den geeigneten Datenbestand als Sicherung über den Menüpunkt „Dateien“ → „Datenbank speichern unter“ bereitstellen. Bei der Übernahme der Daten muss die übergebene Sicherungsdatei mit der Dateiendung: .sv ausgewählt werden. Neben den kompletten Schülerdaten werden auch bereits erfasste Laufbahndaten in den Datenbestand übernommen, der gerade aktuell ausgewählt ist. Mit der Strg- oder Umschalttaste können Sie auch mehrere Schüler gleichzeitig auswählen.

Hinweis: Nutzen Sie am besten einen bearbeiteten Datenbestand des aktuellen Schuljahres, der nur die Abgänger enthält.

Schüler aus Datenbestand holen

Hier können Sie Schüler aus einem anderen Datenbestand holen und in den aktuell ausgewählten Datenbestand übertragen.

Hinweis: Falls ein Schüler in beiden Datenbeständen als Datensatz existiert, gibt es ihn dann nach dem Import in dem aktuellen Datenbestand doppelt. Diese Funktion kann im Nachhinein nicht rückgängig gemacht werden und muss von Hand gelöscht werden.

Daten von Geschwister übernehmen

Diese Funktion soll die Eingabe von Schülerdaten erleichtern, wenn schon ein Geschwisterkind die Schule besucht.

Hierzu erhalten Sie eine Auswahl aller Schüler an Ihrer Schule, aus der Sie das jeweilige Geschwisterkind heraussuchen und markieren können. Durch setzen der Haken im unteren Bereich können Sie selbst bestimmen, welche Daten übernommen werden sollen. Dazu gehören Adressdaten, Telefonnummern und die Daten der Sorgeberechtigten.

Historie

Mit dem Modul „Schülerhistorie“ ist es möglich, alle beim Schüler in der Schulzeit vorgenommenen Änderungen zu erfassen, zu speichern und gegebenenfalls wiederherzustellen. Pro Änderung wird ein Zeitstempel geführt. Außerdem besteht die Möglichkeit der Filterung nach Datum sowie alter oder/und neuer Datenwert.

Die Historie eines Schülers finden Sie im Modul „Verwaltung“Bereich SchülerMenüpunkt Extras → Historie


Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

1. bereits geänderte Angaben zurücksetzen → dazu Datensatz markieren (Häkchen setzen), Klick auf „Markierte zurücksetzen

– nun wird der ausgewählte Datensatz entsprechend zurückgesetzt

oder

2. die Änderungen drucken oder einfach schließen.

Bei Klick auf „Drucken“ öffnet sich ein neues Auswahlfenster

– die Zeitspanne ist auf 28 Tage (4 Wochen) voreingestellt, kann aber geändert werden

– Sie können nun für „Alle“ oder „Ausgewählte“ Klassen im eingestellten Zeitraum das Dokument drucken.

– es werden die detaillierten Änderungen des Schülers → „WO“, „WANN“ und „WAS“ angezeigt

Programm starten beim beenden

Mit dieser Einstellung wird ein Windows®-Programm automatisch beim Schließen des FuxSchool®Programm ausgeführt bzw. sofort mit oder ohne Parameter gestartet. Damit können Sie abschließende Arbeiten wie Verzeichnisse aufräumen oder Sicherheitskopien erledigen.

Notfallliste

Für Krisen und Notfälle wurde im Verwaltungsprogramm FuxSchool® eine Klassenliste integriert, welche ausgedruckt oder aber auch als Datei zur weiteren Verwendung abgespeichert werden kann. Diese Datei wird wie nachfolgend beschrieben erstellt.

1. Nach Programmstart wählen Sie bitte im Menüpunkt „Extras“ den Unterpunkt „Notfallliste

2. Es wird Ihnen nun eine Tabelle angezeigt in welcher alle Schülerdaten enthalten sind, die bei Krisen bzw. Notfällen benötigt werden.

3. Über den Schalter „Drucken“ am unteren rechten Rand des Fensters startet die Druckvorschau der Liste, in welcher Sie weitere Einstellungen vornehmen können. Über den Schalter „Speichern“ erfolgt die Speicherung der Tabelle auf Ihrem PC, um diese beispielsweise als Exceltabelle für weitere organisatorische Notwendigkeiten zur Verfügung zu stellen.

Systeminformationen

Mit diesem Dialog erhalten Sie Informationen zum Betriebssystem Ihres PC, wie Prozessor, Betriebssystemversion, Arbeitsspeicher, eingerichtete Drucker, augenblicklich laufende Programme usw., welche wichtig bei der Fehlersuche für den Kundenservice sein können. Bitte geben Sie immer Ihren Schulnamen, Vornamen, Name und Ihre Kundennummer an. Klicken Sie dann auf Start. Die Informationen können dann in einer Datei gespeichert, ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden.

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